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Eine Nummer, vielfältige Möglichkeiten: Die GTIN

Warum die Global Trade Item Number die Warenwirtschaft revolutionierte

Die Global Trade Item Number (GTIN) vereinfacht verschiedenste Prozesse im internationalen Warenverkehr. Als „Fingerabdruck“ für Produkte und Unternehmen ermöglicht sie eine eindeutige Zuordnung.

Was ist die Globale Trade Item Number und wozu wird sie benötigt?

Bei der Global Trade Item Number (auch „Globale Artikelnummer“ genannt) handelt es sich um eine eindeutige Identifikationsnummer für Waren. Sie gilt als bedeutender Faktor innerhalb der Warenwirtschaft, denn sie ermöglicht die einfache automatische Erfassung und Verarbeitung von Artikeln auf der ganzen Welt. In Deutschland ist sie häufig noch unter dem Namen EAN zu finden, obwohl seit 2009 offiziell der Begriff GTIN verwendet wird. Unabhängig davon, wie sie bezeichnet wird: Es ist ein und dieselbe Identifikationsnummer, mit der die gleichen Möglichkeiten und Vorteile verbunden sind.

Funktionsumfang der GTIN

Mit der jeweiligen Globale Trade Item Number sind verschiedene Informationen zu einem Produkt verknüpft, beispielsweise die Bezeichnung, Warengruppe und das Gewicht. Die GTIN kann in maschinenlesbarer Form abgebildet werden. Sie ist Voraussetzung für die Erstellung eines entsprechenden Barcodes oder eines RFID-Tags. Viele Onlineshops verwenden die GTIN beziehungsweise EAN; bei Online-Marktplätzen wie real.de stellt die Identifikationsnummer sogar ein Pflichtattribut dar, ohne das ein Händler seine Produkte nicht anbieten kann.

Vorteile der Globale Trade Item Number auf einen Blick:

  • Nutzung entlang der ganzen Lieferkette: während der Beschaffung und Herstellung, bei der Logistik und für das Einscannen an der Kasse oder die Platzierung im Onlineshop/Online-Marktplatz

 

  • Mehrwert für Endverbraucher: Barcodes (denen die GTIN zugrunde liegt) lassen sich mittels Apps auf dem Smartphone auslesen, was zum Beispiel bei einer besonderen Ernährung hilfreich ist

 

  • Effiziente und wenig fehleranfällige Abwicklung aller Prozesse durch Verwendung der Identifikationsnummer

Wie ist die GTIN aufgebaut?

Die reguläre Globale Trade Item Number weist eine Länge von 13 Stellen auf. Sehr kleine Artikel können mit einer achtstelligen Kurznummer versehen werden.

Den Anfang der Identifikationsnummer bilden die ersten sieben bis neun Stellen Ihrer globalen Lokationsnummer (GLN). Diese erhalten Sie von der Vergabestelle für GTINs, in Deutschland von der GS1 Germany. Danach folgen laufende Nummern und eine Prüfziffer.   Die Länge der GLN hängt davon ab, wie viele Artikelnummern Sie benötigen:

Länge der globalen Lokationsnummer (GLN)Jeweilige Kapazität für die Eigengenerierung
9 Stellen1.000 Artikelnummern
8 Stellen10.000 Artikelnummern
7 Stellen100.000 Artikelnummern
Achim Wetter, GS1Achim Wetter (Marketplaces Engagement der GS1 Germany) stand unserer Redaktion zu wichtigen Fragen rund um die Vergabe der Global Trade Item Numbers Rede und Antwort:

Wie genau erhalte ich eine GTIN?

Unternehmen erhalten ihre Global Trade Item Numbers, indem sie bei GS1 einen Antrag auf Teilnahme am GS1 Nummernsystem stellen. In Deutschland ist dafür GS1 Germany die richtige Anlaufstelle. Die Teilnahmegebühren staffeln sich nach dem jeweiligen Unternehmensumsatz, um das System so fair wie möglich zu gestalten. Für den Lizenzvertrag mit GS1 gibt es entsprechend verschiedene Varianten und man sollte im Vorfeld genau prüfen, welche Variante am besten zum eigenen Business passt. Bei Fragen helfen unsere Kollegen vom Kundenservice auch gerne telefonisch weiter.

Gibt es eine Mindestanzahl an GTINs, die ich bestellen muss?

Ja, allerdings fällt die Mindestanzahl mit zehn globalen Artikelnummern sehr gering aus. Mit Erwerb des Angebots „SmartStarter10“ stellt GS1 Germany diese Nummern zur direkten Nutzung zur Verfügung – für die Kennzeichnung von Produkten im stationären wie auch im Online-Handel. Benötigen Unternehmen weitere GTINs, können sie bis zu zwei Mal ein neues Zehner-Paket nachbestellen. Existieren mehr als 30 verschiedene Artikel oder Artikelvarianten im eigenen Produktportfolio, bietet sich das größere Paket mit dem Namen „GS1 Complete“ an. Je nach Bedarf lassen sich damit zwischen 1.000 und 100.000 GTINs erstellen.

Bestehen weitere Unterschiede zwischen den genannten Angeboten?

Ja. SmartStarter10 soll insbesondere Kleinstunternehmen den Einstieg ins Handelsumfeld erleichtern. Diese Unternehmen starten oftmals mit einem sehr kleinen Produktspektrum in den Markt, besitzen wenig liquide Mittel und sind mit weniger komplexen Geschäftsbeziehungen innerhalb der Supply Chain ausgestattet. Daher benötigen sie auch einen entsprechend reduzierten Umfang an GS1 Standards.

Dagegen erhalten Unternehmen mit der Complete-Mitgliedschaft Zugang zu speziellen Tools, branchenspezifischen Anwendungsempfehlungen und Leitfäden. Diese sind hilfreich, wenn man zum Beispiel wissen möchte, wie und aus welchem Winkel man ein Produkt am besten für den Onlinehandel fotografieren sollte, wie sich ein 360-Grad-Rundumschwenk umsetzen lässt oder wie man Produktabbildungen unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen optimieren kann.

Die jeweilige GTIN eines Produkts ist einmalig – kann es dennoch vorkommen, dass jemand eine der von mir gekauften Identifikationsnummern für ein anderes Produkt verwendet? Was passiert in diesem Fall?

Es gibt immer wieder Anbieter, die einzelne oder mehrere GTINs illegal verkaufen. Die Käufer sind nicht berechtigt, diese Nummern zu nutzen und können abgemahnt werden. In bestimmten Fällen wird auch Anzeige gegen die Verkäufer erstattet.

Hintergrund ist: Wenn zum Beispiel eine Globale Artikelnummer von mehreren Unternehmen für unterschiedliche Produkte genutzt wird, führt das zu Störungen im Waren- und Datenverkehr zwischen Geschäftspartnern und Dienstleistern – zum Beispiel an Scannerkassen, in IT-Systemen oder bei der Lagerverwaltung. Das kann zur Beeinträchtigung von Warenwirtschaftssystemen und Warenflüssen führen, was auch den Betreibern von Online-Marktplätzen bewusst ist. Darum arbeiten sie mit GS1 auf globaler und nationaler Ebene als einzig autorisierter Vergabestelle zusammen. Denn saubere Datenbanken wollen wir ja schließlich alle.

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