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ERP System – Der große Guide

Reicht mein Warenwirtschaftsystem oder sollte ich auf ein ERP System wechseln? Sobald Ihr Geschäft wächst, steigen auch die Anforderungen an die Prozesse im Tagesgeschäft, das Controlling sowie in vielen weiteren Bereichen. Aber lohnt sich der Umstieg wirklich? Dieser Frage gehen wir in unserem großen ERP System-Guide nach. Außerdem stellen wir Ihnen eine exklusive Checkliste zum kostenlosen Download bereit, die Ihnen als Orientierungshilfe für die Auswahl eines ERP Systems dient.

1. ERP System – Definition

Ein ERP System (ERP = „Enterprise Resource Planning“) ist eine betriebswirtschaftliche Softwarelösung, die ein Unternehmen beziehungsweise seine Mitarbeiter bei der Steuerung und Optimierung aller Geschäftsprozesse unterstützt. Dabei werden alle Abläufe und Warenbewegungen entlang der Wertschöpfungskette, vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur Lieferung, erfasst, ausgewertet und analysier- sowie optimierbar gemacht. Die Anwendung besteht dabei aus unterschiedlichen Modulen, die miteinander kommunizieren und so Daten aus den verschiedenen Fachbereichen und Abteilungen eines Unternehmens austauschen. All diese Daten laufen aus den unterschiedlichen Datenquellen in einer zentralen Datenbank zusammen, werden gebündelt und so bereitgestellt, dass jede Abteilung auf eine gemeinsame sowie einheitliche Datenbasis zugreifen kann. Dadurch lassen sich Prozesse und Arbeitsabläufe entsprechend organisieren und Kapazitäten effizient planen.

erp system aufgaben
In einem ERP System laufen die Daten aller Geschäftsbereiche auf einem Server zusammen. Diese werden dort gebündelt, sodass eine einheitliche und gemeinsame Datenbasis entsteht, auf die jede Abteilung zugreifen kann.

2. Warenwirtschaftssystem vs. ERP System

Obwohl der Begriff „ERP“ oftmals als Synonym für ein Warenwirtschaftssystem verwendet wird, sind die beiden Lösungen sowohl technisch als auch hinsichtlich ihrer Funktion und ihrer Aufgaben zwei unterschiedliche Anwendungen. Dabei ist die Grenze zwischen einer Warenwirtschaft zu einem ERP System nicht exakt definiert.

2.1 Wo liegt der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP System?

Eine klassische Warenwirtschaft hat die Aufgabe, den gesamten Warenfluss eines Unternehmens darzustellen. Daher ist diese Anwendung in Funktionsumfang sowie Skalierbarkeit begrenzt und kommt bei einer Geschäftsexpansion, die in der Regel mit höheren Anforderungen einhergeht, schnell an ihre Grenzen.

Ein ERP System ist vom Prinzip her wie eine Warenwirtschaft aufgebaut, allerdings mit weitaus größerem Funktionsumfang. Daher sind diese Lösungen mächtiger und legen den Schwerpunkt auf die gesamte Ressourcenplanung und Prozessunterstützung in allen Bereichen des Unternehmens. Häufig als Teilmodule implementiert, unterstützen sie beispielsweise die folgenden Unternehmensbereiche:

  • Personalwesen: Personalplanung, Personalentwicklung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubstage- und Fehlzeitenmanagement
  • Vertrieb: Angebotssteuerung, Absatzprognosen, Preiskontrolle, Auftragsbearbeitung, Marketing
  • Warenwirtschaft und Logistik: Einkauf, Disposition, Materialwirtschaft, Lagerhaltung, Bedarfsermittlung, Bestellabwicklung
  • Produktion: Produktionsplanung und -steuerung, Kapazitätenwirtschaft
  • Finanzwesen: Buchhaltung, Controlling, Budgetierung, Risikomanagement, Analysen und Reporting
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Ein ERP System bietet mehr Funktionen als eine Warenwirtschaft. Die Warenwirtschaft gehört allerdings als Teilbereich auch zu einem ERP System.
Ein Warenwirtschaftssystem stellt den gesamten Warenfluss eines Unternehmens dar. Ein ERP System hingegen hat die Aufgabe, die gesamte Ressourcenplanung zu verwalten und bei der Steuerung aller Prozesse entlang der Wertschöpfungskette zu unterstützen sowie sie zu optimieren. Sämtliche Abgrenzungen zwischen den Abteilungen werden aufgehoben und es entsteht eine zentralisierte, einheitliche Datenbasis, auf die das gesamte Unternehmen zugreifen kann. Die Anwendung ist damit komplexer als eine reine Warenwirtschaft. Perfekt in ein Unternehmen implementiert, bildet das ERP System sein Herzstück.

2.2 Warum sollte ich in ein ERP System investieren?

Sobald Sie als Händler für das Tagesgeschäft mehr Aufwand investieren müssen, als die Kosten für ein ERP System rechtfertigen, lohnt es sich, auf ein solches System umzusteigen. Damit Sie abschätzen können, ob sich ein Umstieg von einer Warenwirtschaft auf ein ERP System lohnt, haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile für Sie zusammengetragen:

Vorteile ERP System Nachteile ERP System
  • Strukturiert und vereinheitlicht Prozesse, damit historisch bedingte, meist überholte Arbeitsabläufe vermieden werden.
  • Bildet Daten und Kennzahlen aus allen Unternehmensbereichen
  • Ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung, Steuerung und Kontrolle aller Geschäftsprozesse.
  • Stellt eine einheitliche Datenbasis zur Verfügung.
  • Fördert Transparenz und Informationsaustausch.
  • Ist erweiterbar und meistens modular, sodass es mit dem Unternehmen mitwachsen und sich entsprechend anpassen kann.
  • Kompatibilität mit E-Commerce- und anderen fachspezifischen Schnittstellen ist möglich.
  • Es sind zahlreiche Lösungen erhältlich, die speziell auf die Anforderungen unterschiedlicher Branchen zugeschnitten sind.
  • Umstieg ist unter Umständen mit Aufwand, Kosten und Ressourcen verbunden.
  • Häufig müssen Mitarbeiter geschult werden, damit ein effizienter Umgang mit dem System gewährleistet wird.
  • Das System muss entsprechend gepflegt und verwaltet werden, entweder mithilfe interner oder externer Ressourcen.
  • Je nach System muss sich das Unternehmen an die Softwarestruktur anpassen, daher ist eine ständige Überprüfung der eigenen Prozesse und Abläufe notwendig.
  • Das Unternehmen begibt sich unter Umständen in Abhängigkeit gegenüber einem Softwarehersteller.

3. Technische Unterschiede und Varianten

Die klassischen ERP Systeme sind komplexe Softwarelösungen, die zumeist aufwendig eingeführt werden müssen, fachmännischer Betreuung bedürfen und sich deshalb in erster Linie an Großunternehmen und Konzerne oder Unternehmen aus dem Mittelstand richten. Es werden auch kleine, also modulare Lösungen angeboten, sodass sie speziell für den Einzel- beziehungsweise Online-Handel nur relevante Teilbereiche abdecken und sich mehr oder weniger individuell an die Anforderungen der Unternehmen anpassen lassen. Das macht den Umstieg auf ein ERP System auch für kleinere und mittelgroße Händler erschwinglich und attraktiv.

Wir erklären Ihnen im Folgenden, auf welche technischen Unterschiede und Varianten Sie bei der Auswahl eines ERP Systems achten müssen.

3.1 Wo liegt die Datenbank des ERP Systems?

Das Herz eines ERP Systems ist seine Datenbank, die sich auf einem Server befindet. Dort laufen aus unterschiedlichen Datenquellen Informationen zusammen und werden wieder bereitgestellt. Der erste wichtige Unterschied bei der Wahl eines ERP-Systems liegt darin, wo Datenbank und Server sich befinden und betrieben werden:

  • On-Premise/Self-Hosted:
    Bei dieser Variante werden Datenbank und Server lokal, also in den eigenen Geschäftsräumen oder in einem eigenen Rechenzentrum, Das Unternehmen ist bei dieser Variante komplett eigenverantwortlich für Infrastruktur, Hardware sowie Pflege und Wartung des Systems. Daher lässt sich festhalten, dass diese Art der technischen Bereitstellung eher für große Unternehmen mit hohem Budget und vielen Ressourcen geeignet ist.
Vorteile On-Premise/Self-Hosted Nachteile On-Premise/Self-Hosted
  • Die vollständige Verantwortung und maximale Kontrolle über die eigene Infrastruktur bleiben erhalten.
  • Datensicherung und Datensicherheit liegen in der eigenen Hand.
  • Es ist ein gewisses Maß an Flexibilität vorhanden, da sich die Software sowie die Datenbank meistens eigenständig anpassen oder erweitern lassen.
  • Zugriff ist in der Regel aus dem Firmennetz heraus auch ohne funktionierende Internetverbindung möglich.
  • Es entstehen hohe Anschaffungs- und Einführungskosten, denn die benötigte Hard- und Software muss selbst angeschafft und eingerichtet werden.
  • Es bestehen hohe laufende Betriebs- und Wartungskosten.
  • Um das Rechenzentrum entsprechend zu verwalten und zu betreuen, ist ein dauerhafter Ressourcen-/Personal-Bedarf
  • Eine Skalierbarkeit der Lösung ist zwar flexibel möglich, da die Betreuung in der eigenen Hand liegt, eine Erweiterung um mehr Nutzer ist beispielsweise aber verhältnismäßig aufwendig, wenn dadurch Hardwareanpassungen notwendig werden.
  • SaaS (Software as a Service)/Cloud:
    Eine Cloud-Lösung basiert auf dem Prinzip einer Software as a Service, bei der alle Daten auf externen Servern zusammenlaufen und gespeichert werden. Die Datenbanken liegen in der Regel bei den Lösungsanbietern und werden auch dort betreut. Daher eignet sich diese technische Bereitstellung auch für kleinere und mittlere Unternehmen mit überschaubaren Anforderungen und einem vergleichsweise niedrigen Budget.
Vorteile SaaS/Cloud Nachteile SaaS/Cloud
  • Geringe Einführungskosten, da die Hardware sowie die Infrastruktur beim Lösungsanbieter liegen. Zur Nutzung der Software werden in der Regel nur internetfähige Endgeräte benötigt.
  • Kaum Personalaufwand und geringe Betriebskosten, da Wartung, Update und Ausfallsicherheit auf Seiten des Anbieters liegen.
  • Räumliche Unabhängigkeit und Flexibilität, denn der Zugriff, insbesondere wenn die Datenbank in der Cloud liegt, ist von überall und zu jeder Zeit aus möglich.
  • Flexible und schnelle Anpassbarkeit an die Unternehmensbedürfnisse zu jeder Zeit möglich, denn eine Erweiterung der Nutzerlizenzen ist genauso einfach und unkompliziert möglich und der Anbieter kümmert sich um eine gute Skalierbarkeit in Sachen Speicherplatz und Rechenleistung.
  • Abhängigkeit vom Lösungsanbieter in Sachen Ausfallsicherheit und Datensicherung.
  • Bei einer Cloud-Lösung ist gegebenenfalls datenschutzrechtlich eine Prüfung erforderlich, denn die Firmendaten werden an Dritte, also an den Cloudanbieter, weitergegeben.
  • Zugriff ist nur mit einer stabilen Internetverbindung möglich.
  • Gegebenenfalls Abhängigkeit vom Browser-Anbieter.
  • Hybrid-Lösungen: Die sogenannten Hybrid-Lösungen kombinieren Cloud-Applikationen mit einer On-Premise IT-Infrastruktur. Dabei können Softwaremodule mit unternehmenskritischen Daten auf einem lokalen Server im Unternehmen installiert werden. Alle anderen Bereiche sind über die Cloud zugreifbar und werden als SaaS-Lösung durch einen Anbieter bereitgestellt.

3.2 Wie greife ich auf ein ERP System zu?

Der Zugriff auf die Benutzeroberfläche eines ERP Systems kann über zwei verschiedene Varianten erfolgen: Lokal, das heißt über eine klassische Desktopanwendung, oder über das Web mithilfe eines Browsers. Welcher Zugriff der Beste ist, hängt im Wesentlichen von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens an die Software ab.

  • Zugriff über Desktopanwendung:
    Ein ERP System, welches lokal auf einen Computer installiert ist, wird in der Regel auch in Kombination mit einer lokalen Installation des Servers genutzt. Möglich ist auch eine lokale Installation der Software, die aber auf die Daten aus einer Cloud zugreift. Die Nutzung der Benutzeroberfläche via Desktop birgt folgende Vor- und Nachteile.
Vorteile Zugriff über Desktop Nachteile Zugriff über Desktop
  • Software läuft in der Regel reaktionsschnell und performant und ist daher für komplexe und rechenintensive Vorgänge geeignet.
  • Zugriff ist unabhängig von einer Internetverbindung.
  • Betrieb der Software ist unabhängig von browserbedingten Updates oder Fehlern.
  • Benötigt viel Systemspeicher.
  • Frontend-Programm muss auf jedem Computer, von dem aus zugegriffen werden soll, eingerichtet werden. Daher muss dort auch eine ständige Aktualisierung vorgenommen werden.
  • Pro Einrichtung auf einem Computer bekommt in der Regel auch nur ein Nutzer Zugriff (Lizenzen beachten).
  • Zugriff im Web über einen Browser:
    Kann der Nutzer auf eine ERP Lösung mithilfe des Browsers zugreifen, wird häufig von einer sogenannten „Web-App“ gesprochen. Es handelt sich dabei um Websites, die nach einem Login auf dem Endgerät über den Browser angezeigt werden. Diese Web-Applikationen werden häufig in der Kombination mit SaaS- oder Cloud-Servern genutzt. Welche Vor- und Nachteile ein Web-Zugriff haben kann, erfahren Sie im Folgenden.
Vorteile Web-Zugriff Nachteile Web-Zugriff
  • Keine Softwareinstallation nötig.
  • Zugriff auch von überall aus mit mobilen Endgeräten möglich.
  • Updates können für alle Nutzer hinweg zeitgleich ausgespielt werden, was für schnelle Fehlerbehebung sowie Erweiterungsmöglichkeiten sorgt.
  • Stabile Internetverbindung ist immer erforderlich.
  • Updates, Ausfallsicherheit sowie Fehleranfälligkeit auch vom Browseranbieter abhängig.
  • Performance für komplexe Vorgänge vom jeweiligen Browser abhängig.

3.3 Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es für ein ERP System?

Für den Einsatz eines ERP Systems sind unterschiedliche Finanzierungsmodelle möglich. Tatsächlich wird in erster Linie das Nutzungsrecht erworben. Das geistige Eigentum der Software verbleibt beim Hersteller. Einzige Ausnahme: Ein Unternehmen programmiert eine Software individuell und ausschließlich für das eigene Unternehmen von Grund auf selbst oder beauftragen eine entsprechende Agentur.

Die folgenden Erwerbsmodelle sind zurzeit üblich:

  • Kauf: Üblicherweise kaufen Unternehmer eine passende Softwarelösung. Je nach der Anzahl der Mitarbeiter, die die Software nutzen sollen, muss zudem eine entsprechende Menge an Lizenzen erworben werden. Da ein Kauf in der Regel mit einer On-Premise-Lösung einhergeht, fallen oft noch Service- und Wartungsgebühren Manchmal kann es Upgrade-Gebühren für neue Versionen und damit verbundene neue Funktionen geben.
  • Leasing/Mietkauf: Das Leasing einer Software funktioniert ähnlich einer Miete, nur dass diese Option gegebenenfalls buchhalterisch anders als eine Mietgebühr bearbeitet werden kann. Zudem steht dem Unternehmen die Software nach Ablauf des Leasingzeitraums wie bei einem Erwerb zeitlich unbegrenzt zur Verfügung. Hier können Unternehmen eine Anfangsinvestition vermeiden und sind flexibel in der Gestaltung einer Leasingrate. Als Leasinggeber fungieren häufig klassische Bankinstitute. Händler sollten allerdings vor dem Leasing eines Systems beachten, dass die kumulierten Kosten unter Umständen höher sein können als eine Einmalinvestition. Eine ähnliche Variante wie das Leasing stellt der sogenannte Mietkauf Der Unterschied zum Leasing ist einzig, dass der Lösungsanbieter selbst in der Regel als Leasinggeber auftritt.
  • Miet-/Abomodell: Das Miet- beziehungsweise Abo-Modell steht im Gegensatz zu den bereits genannten Erwerbsmodellen. Bei dieser Variante geht die Software – unabhängig von Miet- und Nutzungsdauer – nie in den Besitz des Unternehmens über. In der Regel werden SaaS-und/oder Cloud-Lösungen gemietet, weil sie sich zügig einführen und benutzen lassen. Da diese Lösungen in externen Rechenzentren liegen, kommen manchmal zur Miete für die Software noch Bereitstellungsgebühren für das Rechenzentrum beziehungsweise für die Cloud hinzu. Wie bei einem Mietkauf oder Leasing entfällt hier die Anfangsinvestition. Miet- und Abomodelle sind vor allem für kleinere Unternehmen interessant, wenn die Nutzung schwankend ist oder eine standardisierte Software ohne individuelle Anpassungen schnell und unkompliziert in Betrieb genommen werden muss. Bei modularen Lösungen können Funktionen hinzugebucht oder entfernt werden. Die Miet- oder Abogebühr richtet sich dann nach dem Funktionsumfang der Software. Auch hier ist im Voraus zu beachten, dass je nach Dauer der Nutzung die kumulierten Mietkosten unter Umständen höher ausfallen als die Summe für den direkten Erwerb einer Software.
  • Open Source/kostenfrei: Eine Open Source-Software ist eine lizenzfreie, offene Softwarelösung, gemeinsam entwickelt von einer Community, die in der Regel kostenlos nutzbar ist. Der Quellcode ist frei zugänglich und kann nach Belieben genutzt und modifiziert werden. Das ermöglicht Unternehmen maximale Flexibilität sowie Skalierbarkeit, auch hinsichtlich Nutzeranzahl und Nutzungszeitraum. Allerdings erfordert die Einführung, Anpassung sowie Pflege und Wartung des Systems eine hohe technische Kompetenz sowie entsprechende Personalressourcen, da bei Open Source-Software meistens kein Support vorhanden ist und sie in der Regel On-Premise, also im eigenen Rechenzentrum, betrieben wird. Ebenfalls ist zu beachten, inwieweit eine Open Source-Lösung in Zukunft von der Community weiter betrieben und entwickelt wird.

4. Lohnt sich ein Customizing für ein ERP System?

ERP Systeme bringen in der Regel werksseitig weitreichende Funktionen mit. Allerdings bildet eine solche standardisierte Ausstattung nicht immer alle für den Händler relevanten Unternehmensbereiche und -prozesse ab oder ist im Gegenteil zu umfangreich. Grundsätzlich soll eine Software genau zu Größe und Struktur eines Unternehmens passen, damit sie die Prozesse optimal unterstützt, das Budget nicht zu sehr belastet und die Bedienung nicht zu komplex wird. Da aber viele Anbieter auf erweiterbare Softwaresysteme setzen, ist es bisweilen insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen möglich, sich die Architektur und damit Funktionalitäten der Software auf die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen anpassen zu lassen – dieser Vorgang wird als sogenanntes Customizing bezeichnet. Hier kommt es darauf an, welche Möglichkeiten einer Anpassung die Software vorsieht. Auch Aufwand sowie Kosten für ein Customizing sind nicht zu unterschätzen.

Ob sich eine Customization lohnt, ist nicht pauschal zu beantworten. Benötigen Sie bei der Software bestimmte Schnittstellen und Integrationen, um beispielsweise über Marktplätze und den eigenen Onlineshop verkaufen zu können? Bevor Sie sich für eine Customization entscheiden, sollten Sie sich über Ihre eigenen Anforderungen an eine Software Gedanken machen.

Die wichtigsten Vor- und Nachteile eines Customizings finden Sie hier auf einen Blick:

Vorteile ERP Software Customizing Nachteile ERP Software Customizing
  • Die Software wird genau auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten und kann daher Wettbewerbsvorteile
  • Die Benutzerakzeptanz verbessert sich durch eine individualisierte Software.
  • Das Budget wird für Funktionsumfang ausgegeben, der zum Unternehmen passt – also weder zu groß noch zu klein ist.
  • Die Software kann auf die individuell benötigten Schnittstellenangepasst werden.
  • Anpassungen können sehr kostspielig
  • Oftmals zeitaufwendige und teure Anpassungen der Software notwendig.
  • Customizing schafft unter Umständen eine Abhängigkeit vom Softwarehersteller, da die Software abseits der üblichen Standards genutzt wird und bei Updates der Software auch eine Aktualisierung der Anpassungen nötig wird.
Welche Schnittstellen kann ein ERP System bedienen?
Je nach Unternehmensbranche werden unterschiedliche Anforderungen an ein System gestellt. So arbeiten viele Betriebe mit einer Vielzahl von Anwendungen, die ebenfalls künftig mit einem ERP System verbunden werden sollen. Sinn eines Customizings ist es daher unter anderem, entsprechende Schnittstellen zwischen der ERP Lösung und anderen Anwendungen zu schaffen. Diese können zum Beispiel Softwarelösungen aus den folgenden Bereichen mit dem ERP System verbinden:

  • Elektronischer Datenaustausch zum Beispiel mit DATEV oder ELSTER,
  • E-Commerce-Anwendungen wie Marktplätze und Shopsysteme,
  • Zahlungsdienstleistungen,
  • Versanddienstleistungen,
  • Fulfillment,
  • Preisvergleiche,
  • und viele mehr.

5. Checkliste Bedarfsanalyse: 7 wichtige Fragen vor der Wahl eines ERP Systems

Bevor Sie mit dem Auswahlprozess für eine ERP Lösung beginnen, sollten Sie zunächst eine Bedarfsanalyse bezüglich Ihrer eigenen Anforderungen an eine ERP Software durchführen. Diese hängen im Wesentlichen von Ihren aktuellen Geschäftsprozessen und -strukturen ab. Dabei steht immer die Frage im Vordergrund, inwieweit sich Ihr Unternehmen an die vorgesehenen Abläufe und den Funktionsumfang einer standardisierten Softwarelösung anpassen möchte und kann, oder ob es doch sinnvoll ist, auf ein Customizing zurückzugreifen.

Stellen Sie sich vor dem Auswahlprozess für ein ERP System diese 7 grundlegenden Fragen und legen Sie fest, was ein ERP System mindestens für Sie leisten soll:

  1. Welche Unternehmensbereiche und -prozesse sollen mithilfe der Software abgebildet beziehungsweise unterstützt werden?
  2. Wie viele Nutzer sollen das System benutzen?
  3. Welche Schnittstellen müssen unterstützt/integriert werden?
  4. Inwieweit muss ein mobiler Zugriff gewährleistet sein (von welchen Endgeräten, mit oder ohne Internetverbindung etc.)?
  5. Gibt es rechtliche oder funktionale Besonderheiten innerhalb meiner Branche, die eine Software erfüllen muss?
  6. Muss das System für die unternehmerischen Pläne vertikale und/oder horizontale Skalierbarkeit unterstützen?
  7. Sind Geschäftstätigkeiten im Ausland geplant (beispielsweise über IMN) oder bereits vorhanden?

Wenn Sie sich im späteren Verlauf der ERP System-Einführung für eine Lösung entschieden haben, die Sie nicht standardisiert, sondern customized nutzen wollen, können Sie die Ergebnisse dieser Vorarbeit als Grundlage für ein sogenanntes Lastenheft nutzen.

6. Kriterienkatalog: Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines ERP Systems achten

Sobald Sie wissen, welche Anforderungen Sie an eine Anwendung stellen, können Sie mit dem Vergleich sowie der anschließenden Auswahl eines Herstellers, Anbieters beziehungsweise einer ERP Lösung beginnen.

Denken Sie daran, dass sowohl Unternehmensgröße als auch der individuelle Bedarf grundsätzlich den Umfang eines ERP Systems bestimmen.

Damit Sie den Auswahlprozess sinnvoll organisieren und Vergleichswerte setzen können bei der Anbieterauswahl, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Auswahlkriterien* für ein ERP System in Kürze zusammengestellt.

*Der Kriterienkatalog dient lediglich als Orientierungshilfe und unterscheidet sich von den üblichen, verfügbaren Dokumenten.

Tipp: Viele Anbieter und Hersteller von ERP Systemen sind häufig auch auf Messen und Konferenzen zu finden. Dort bekommen Sie nicht nur einen ersten Eindruck vom Funktionsumfang, sondern auch von der Usability unterschiedlicher Softwarelösungen. Zudem kann es sich lohnen, Demo-Versionen anzufordern.

7. Einführung eines ERP Systems: Typischer Ablauf und Schritte

Haben Sie sich für ein ERP System entschieden, gilt es, die Software entsprechend effizient in Ihr Unternehmen zu integrieren. Der Verlauf der Einführung eines ERP Systems ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich und aufgrund der individuellen Umstände und Anforderungen nicht pauschal vorauszusagen. Dennoch lassen sich diese allgemeinen Schritte einer ERP Software-Implementierung festhalten:

Schritt 1: Evaluationsphase – Analyse und Dokumentation
Wurde ein ERP System ausgewählt und die Verträge für Soft- und Hardware geschlossen, findet nun die Analyse der Unternehmensprozesse statt. Diese werden entsprechend dokumentiert. Basierend auf der bereits durchgeführten Bedarfsanalyse der eigenen Anforderungen an ein System kann nun ein sogenanntes Lastenheft erstellt werden. Dieses ist vor allem dann erforderlich, wenn ein Customizing der Software stattfindet. Im Lastenheft werden alle Anforderungen und Wünsche jedes Unternehmensbereichs an das System im Detail festgehalten. Auf dieser Grundlage erstellt der Anbieter dann von seiner Seite aus ein sogenanntes Pflichtenheft, indem er formuliert, welche Funktionalitäten und Besonderheiten umzusetzen sind. Beide Seiten, also Unternehmen/Kunde und Lösungsanbieter müssen mit den Inhalten des Lasten- und Pflichtenhefts einverstanden sein, damit das Projekt in die nächste Phase gehen kann. Ebenfalls in dieser Phase kann ein Unternehmen einen oder mehrere Key-User benennen, die sich kommissarisch um die Implementierung sowie Betreuung nach Einführung der neuen Software kümmern.

Ein Key-User ist in der Regel ein Mitarbeiter eines Unternehmens, der die Aufgabe hat, den Einführungsprozess einer neuen Software zu betreuen. Er ist auch nach erfolgreicher Implementierung für die fachliche Betreuung der Software verantwortlich. Je nach Unternehmensgröße kann ein Key-User pro Abteilung benannt werden, der innerhalb eines Projektteams mit Key-Usern anderer Abteilungen die Interessen seines Fachbereichs vertritt. Zudem fungiert er als Ansprechpartner sowohl für seine Abteilung als auch für den Lösungsanbieter und kann eigenverantwortlich Schulungen zur Bedienung der Software durchführen.

Schritt 2: Testphase – Testsystem
Im weiteren Schritt wird ein Testsystem im Unternehmen installiert, welches der Endversion der Software nahekommt. Die Testversion läuft dann in einer Testumgebung, damit vor der endgültigen Einführung potenzielle Schwachstellen behoben sowie möglicher Optimierungsbedarf erkannt werden können. Zudem bekommen die Anwender in dieser Phase bereits ein erstes Gefühl für die Benutzung der neuen Software. Die Testphase nimmt unter Umständen viel Zeit in Anspruch, der Aufwand zahlt sich allerdings spätestens bei der Einführung des Live-Systems aus, bei dem ein reibungsloser Ablauf desto wahrscheinlicher ist, je mehr Fehler und Angriffspunkte im Vorfeld gefunden wurden.

Schritt 3: Einrichtungsphase – Produktivversion
Wurden die Testphase und alle Anpassungen erfolgreich abgeschlossen, kann es nun an die Implementierung der endgültigen Software gehen. Sie wird dabei gemäß der Firmen- und Hardware-Gegebenheiten eingerichtet und alle Daten aus den jeweiligen Bereichen werden erfasst. Schließlich findet noch die Nutzereinrichtung statt.

Schritt 4: Schulungsphase – Know-how
Läuft das System, können die Mitarbeiter beziehungsweise die Nutzer geschult werden. In dieser Phase sollten zudem auffällige Prozesse und Interaktionen bei der Bedienung dokumentiert werden, um mögliche Software-Anomalien direkt an den Support des Anbieters weitergeben zu können.

Schritt 5: Go-Live-Phase – Inbetriebnahme des ERP Systems
Sind die Mitarbeiter vertraut mit der Software und stimmen alle Abläufe sowie Daten, kann das neue ERP System in Betrieb genommen und alle alten Systeme abgeschaltet werden.

8. 6 Tipps für eine erfolgreiche ERP System-Implementierung

In der Regel gibt es keinen Masterplan für eine erfolgreiche ERP System-Einführung. Mit diesen Tipps können Sie eine Implementierung allerdings gezielt in die richtige Bahn lenken.

  1. Seien Sie sich über die eigenen Anforderungen bewusst, die Sie mithilfe der Bedarfsermittlung festgelegt haben.
  2. Wenn Sie ein Lastenheft erstellen, achten Sie unbedingt darauf, dass dieses vollständig ist.
  3. Legen Sie wenige Verantwortliche fest, die das gesamte Projekt zur Auswahl und Implementierung betreuen (zum Beispiel Key-User).
  4. Kalkulieren Sie genug Zeit für die Implementierung eines Systems ein. Es kann immer zu unerwarteten Rückschlägen oder technischen Besonderheiten kommen.
  5. Definieren Sie genügend Teilabschnitte für das Projekt, deren Ziele kleinschrittig erreicht werden können und so eine Überwachung des Projektfortschritts ermöglichen.
  6. Klären Sie so früh wie möglich alle betreffenden Mitarbeiter über das neue System auf. Das steigert die Akzeptanz und somit den Erfolg des Projekts.

9. Das sind die weltweit 5 größten Hersteller von ERP Systemen

Laut einer Studie von Gartner galten 2017 SAP, Oracle, Sage, Workday und Infor als die fünf größten Hersteller von ERP Systemen.

9.1 SAP

Die SAP (kurz für: Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung) ist ein deutscher Softwarehersteller und hat seinen Hauptsitz im baden-württembergischen Walldorf. Das Unternehmen gilt, gemessen am Umsatz, als das größte europäische börsennotierte Softwareunternehmen. Es wurde wurde 1972 gegründet und bietet unterschiedliche Softwarelösungen für Großkonzerne sowie mittelständische Firmen.

9.2 Oracle

Die US-amerikanische Oracle Corporation zählt zu den weltweit größten Softwareherstellern und hat ihren Sitz in Redwood City (Silicon Valley). Das Unternehmen wurde 1977 gegründet und entwickelt sowohl Software als auch Hardware. Mit seiner E-Business Suite bietet das Oracle auch ERP Lösungen an und gilt als direkte Konkurrenz zu SAP.

9.3 Sage

Die britische Sage Group wurde 1981 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Newcastle. Mittlerweile ist das Unternehmen der drittgrößte Anbieter von betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen und bietet ERP Systeme für kleine, mittelständische und große Firmen an.

9.4 Workday

Die US-amerikanische Workday, Inc. hat sich auf cloud-basierte ERP Lösungen spezialisiert. Das Unternehmen wurde 2005 gegründet und hat ihren Muttersitz in Pleasanton, Kalifornien.

9.5 Infor

Infor richtet seinen Fokus auf branchenspezifischen Softwarelösungen und bietet eine breite Palette an ERP Lösungen an. Das Unternehmen wurde 2002 mit Firmentsitz in New York gegründet.

10. Historische Entwicklung von ERP Systemen

Bis ERP Systeme den heutigen technischen und funktionalen Standard erreichten, war eine lange Evolution nötig. Die Wurzeln reichen bis in die 1960er Jahre zurück.

1960 bis 1980:
Die ersten Software-Lösungen unterstützten damals ausschließlich die Materialbedarfsplanung in der Industrie und nannten sich MRP Systeme (MRP = Material Requirements Planning). Aufgabe dieser Software war es, mithilfe einer standardisierten Inventarverwaltung eine fristgerechte Fertigstellung von Waren zu unterstützen. Dabei ermöglichten sie es den Unternehmen unter anderem, den Warenbestand so niedrig wie nötig zu halten, was die Menge an gebundenem Kapital reduzierte. MRP Systeme waren zunächst nur großen Unternehmen vorbehalten, die das Budget und die Kapazitäten für entsprechende Computerhardware besaßen.

1980 bis 1990:
In den 1980er Jahren ließ sich der Funktionsumfang der MRP Systeme erweitern, sodass auch die Produktionssteuerung und -planung abgebildet werden konnte. Diese neue Version wurde „MRP II“ (Manufacturing Ressource Planning) genannt.

1990 bis 2010:
Auf Basis der MRP II Systeme wurden die Anwendungen so weitentwickelt, dass sie bald deutlich mehr Unternehmensbereiche abdecken und untereinander vernetzen konnten. Ferner waren sie von da an nicht nur auf den industriellen Einsatz beschränkt und somit fanden die ersten ERP Systeme schließlich auch ihren Weg in den Handel.

Ab 2010:
Die neueste Generation der ERP Systemen, die sogenannten ERP II Systeme, lassen sich sogar unternehmensübergreifend nutzen. So können beispielsweise durch Schnittstellen mit Lieferanten und Kunden Waren automatisiert nachbestellt werden.

Die einzelnen Evolutionsphasen der ERP Systeme sind in die folgenden Zeiträume einordnen:

Mit der voranschreitenden Digitalisierung werden ERP Systeme immer leistungsfähiger. Die aktuelle Generation in Form von SaaS- und Cloud-Lösungen zeichnet sich bereits durch Unabhängigkeit und Flexibilität aus, was sie auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich und attraktiv macht. Die gegenwärtige Entwicklung von ERP Systemen legt den Schwerpunkt vermehrt auf diese Funktionalitäten und Eigenschaften:

  • Künstliche Intelligenz (KI):
    Mithilfe von KI kann ein ERP System smart handeln und aufgrund der ihm zugespielten Daten und Informationen eigenständig Handlungsempfehlungen geben oder gar Entscheidungen treffen. So bestückt es zum Beispiel ein Lager, das sich leert, automatisch nach und berücksichtigt dabei z.B. saisonale Schwankungen und andere Erfahrungswerte aus Daten der Vergangenheit.
  • Zusätzliche Cloud-Funktionalität:
    Die neueste Generation von ERP Systemen, die ERP II Systeme, ermöglichen durch den Einsatz in der Cloud erweitere Funktionalitäten wie zum Beispiel, dass auch externe Unternehmen ohne komplexe Schnittstellen auf die Anwendung zugreifen und beispielsweise Bestellungen aufgeben oder Lieferungen terminieren können.
  • Mobilität und Plattformunabhängigkeit:
    Angelehnt an den Cloudansatz ermöglichen die Software-Lösungen auch den Zugriff von unterschiedlichen Endgeräten. Das gestattet ein flexibles Arbeiten, auch unabhängig vom Arbeitsplatz.
  • Usability:
    Frei konfigurierbare Dashboards und Komfortfunktionen/Routinen kommen der Flexibilität und einem individuellen und einfachen Nutzererlebnis zu Gute. So werden neue Systeme ein Augenmerk darauf haben, dass sich jeder Nutzer seine Oberfläche, soweit es geht, selbst zusammenstellen oder individualisieren kann.
  • Modularität:
    ERP Systeme werden in Zukunft noch modularer und leichter anpassbar sein, als es einige Varianten ohnehin schon sind. So ist es häufig schon jetzt möglich, ganze Module hinzuzubuchen oder abzubestellen – je nach Entwicklung der eigenen Geschäftsprozesse. Modularität nimmt auch Einfluss auf das Bezahlmodell, denn durch die Möglichkeit einer flexiblen Zusammenstellung der Softwarefunktionalitäten können Kosten für ein Customizing entfallen. So sind Abo-Modelle schon heute bei einigen Softwareanbietern gängig.
  • Industrie 4.0:
    Für Produzenten und Hersteller aus der Industrie ist es zudem wichtig, dass künftige ERP Systeme mit den Entwicklungen der Industrie 4.0 vereinbar sind. Hinter dem Begriff verbirgt sich die technische Möglichkeit der Vernetzung, Überwachung und Steuerung von Maschinen im gesamten Herstellungs- und Logistikprozess mithilfe des IoT (Internet of Things).

12. Diese ERP-Lösungsanbieter und Schnittstellen arbeiten mit real.de zusammen

Die eigenen Geschäftsprozesse müssen mit wachsenden Anforderungen entsprechend skalieren. Auch wir arbeiten mit zahlreichen ERP- und Schnittstellen-Lösungsanbietern zusammen und bauen unser Partnernetzwerk stetig aus. So können wir, zusammen mit unseren Händlern, die Performance auf real.de stetig verbessern und Prozesse vereinfachen.

Auf dieser Seite erhalten Sie alle Infos über unser Partnernetzwerk. Nutzen Sie die Filterfunktion, um nach der passenden Verkaufsabwicklungslösung oder einem passenden Warenwirtschafts- oder Shopsystem zu suchen, damit Ihr Alltagsgeschäft noch effizienter und erfolgreicher wird.

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