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Methoden für Zeitmanagement im Online-Handel

Zeit ist Geld! Diese Aussage ist allseits bekannt, aber was steckt eigentlich dahinter? Inhalt und Intensität dieser Aussage werden erst richtig klar, sobald ein eigenes Business gestartet wird. Es gibt so viel zu tun und so wenig Zeit dafür.

Um alles zu schaffen – und das auch noch gut strukturiert – ist Zeitmanagement entscheidend! Aber was hat es mit Zeitmanagement überhaupt auf sich? Und wie gestaltet man es effektiv und effizient?“

Zeitmanagement = Selbstmanagement

Zeitmanagement ist Selbstmanagement! Das ist leichter gesagt als getan, aber der Kern von allem! Wenn man es genau nimmt, ist es weniger ein Managen der Zeit, sondern vielmehr geht es darum, wie man den anfallenden Aufgaben gegenübersteht und wie diese organisiert werden. Es gibt so viele Dinge zu beachten, gerade wenn man ein Online-Business als Händler aufziehen möchte: Da ist es wichtig, erst einmal selbst organisiert zu sein. Für all diese Aufgaben und Prozesse gibt es Tipps und Tricks – und vor allem Tools und Methoden – die dabei unterstützen.

Planung ist das A&O

Sobald Aufgaben oder neue Projekte starten, kommen viele Fragen und Hindernisse auf. Deadlines, die Einteilung, aber auch die Wichtigkeit dieser Aufgaben muss zunächst festgelegt werden.

 

Deswegen ist es wichtig, sich die Aufgaben und Projekte genau anzuschauen, die Sie erledigen sollten. Und genau dafür gibt es verschiedene Methoden der Planung und Priorisierung. Halten Sie demnach fest, welche Aufgaben überhaupt erledigt und wann diese ausgeführt werden sollen.

 

Wichtig dabei sind auch die Arten der Aufgaben.

Sind es Randaufgaben? Wie hängen die Aufgaben zusammen und welche Abhängigkeiten gibt es, die beachtet werden müssen?

Für all diese Fragen gibt es verschiedene Bewertungs- und Priorisierungsmethoden, mit denen Aufgaben deutlich leichter eingeordnet werden können.

Was ist wichtig?

 

In einem Online-Business fallen viele Aufgaben an, deswegen ist es wichtig, all diese Aufgaben zu priorisieren und somit auch zu ordnen. Hier kann beispielsweise ein Diagramm helfen, in dem die Dringlichkeit und die Wichtigkeit der Aufgaben definiert wird. Welche Aufgaben haben noch Zeit, welche sollten sofort umgesetzt werden und welche können davon an andere Mitarbeiter delegiert werden?

planen

Was ist wichtig und muss dringend erledigt werden? Diesen Aufgaben sollten Sie sich natürlich sofort und gewissenhaft annehmen. In jedem Bereich gibt es auch Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind: Diese können im Zeitplan später angesiedelt werden, müssen jedoch niedergeschrieben werden, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.  Für eine Delegation sind Aufgaben geeignet, die dringend, aber weniger wichtig sind. Projekte können nicht allein umgesetzt werden und in den wenigsten Fällen kann sich eine Person um alles kümmern. Daher ist es unabdingbar, Prozesse und Aufgaben abzugeben. Wenn sich ein neues Team gebildet hat, können für den Anfang weniger wichtige Aufgaben, die Sie als Unternehmer nicht alle alleine schaffen können, an diese Teams abgegeben werden. Ein wichtiger Faktor sind hier gute und zuverlässige Mitarbeiter, denn mit einem guten Team können Prozesse effizient durchgeführt werden, sodass jeder in seinem Verantwortungsbereich effektiv arbeiten kann.

Welche Aufgaben in welchen Quadranten gehören, kommt ganz darauf an, an welchem Punkt das Business gerade steht. Ist es eine Neugründung, dann sollten die Formalia wie die Unternehmensform, die Gewerbeerlaubnis und -anmeldungen sowie alle Themen mit dem Finanzamt geklärt sein, bevor beispielsweise der Onlineshop gelaunched wird oder die Entscheidung für ein CRM Tool gefällt wird.

Priorisierung

 

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Priorisierung: Welche Aufgaben sind relevant? Dies ist sowohl für Ihre Planung als auch für die Mitarbeiter wichtig. Wenn Sie diesen Punkt nicht herausstellen, bekommen sie mehrere Aufgaben zugewiesen, wissen aber nicht, mit welchen sie starten sollen, welche besonders gründlich abgearbeitet werden müssen und welche weniger Relevanz haben.

Hier kommt die häufig eingesetzte ABC-Analyse zum Tragen.

Bei der ABC-Analyse wird definiert, welche Teilaufgaben für die Zielerreichung und letztlich den Erfolg des Business mehr Priorität haben als andere. Welche Tasks bringen das Business wirklich voran und sollten deshalb höher priorisiert werden als andere?

Mit dieser Methode kann selbst bei komplexen Zusammenhängen der Überblick behalten werden, da die Anforderungen in drei Kategorien eingeteilt werden:

  • A: sehr wichtig
  • B: weniger wichtig
  • C: unwichtig

Ein wichtiger Faktor ist zudem, die Aufgaben so einzuteilen, dass es für alle Beteiligten zeitlich zu schaffen ist. Von der Kategorie A sollten nicht zu viele auf einmal abgearbeitet werden. Sie sollten mit Bedacht und sehr gründlich durchgeführt werden und brauchen dementsprechend in den meisten Fällen mehr Zeit als Aufgaben der anderen Kategorien. Sie sollten am Morgen erledigt werden, wenn die Konzentration noch zu 100 Prozent gegeben ist, anders als Prozesse der Kategorie C. Diese sind meist Randaufgaben, die natürlich erledigt werden müssen, aber weniger zum direkten Erfolg beitragen. Sie können zwischendurch oder kurz vor dem Feierabend erledigt werden. Leider sind es auch die Aufgaben, die sich gern mal ansammeln. Hier gibt es den meisten Optimierungsbedarf. Allerdings kannst du diese auch gut abgeben oder auch durch Tools automatisiert ablaufen lassen.

Für die generelle Verteilung und Verwaltung der Projekte eignet sich zum Beispiel das Tool „Mastertask“. Mithilfe dessen werden Projekte angelegt, die Aufgaben beinhalten. Diese können Personen zugeordnet werden, eine Deadline bekommen, es können Dateien verlinkt und Labels vergeben werden, die beispielsweise für die Priorisierung stehen. Mitarbeiter können gemeinsam darin arbeiten, kommentieren und den Prozess der anderen verfolgen.

Welche Aufgaben gehen Sie wie an?

 

Bei einem Online-Händler liegen Aufgaben der Kategorie C meistens im Bereich Backoffice und kehren immer wieder, sind also keine einmaligen Prozesse. Dazu zählen beispielsweise:

 

  • Auftragsdokumente erstellen
  • Zahlungseingänge prüfen
  • Überblick von Bestellungen
  • Pakete picken & packen
  • Versandscheine erstellen
  • Informationen an Kunden übermitteln (Tracking, Rechnung,..)
  • Datensammlung für die Buchhaltung

 

Diese Art von Prozessen tragen vordergründig nichts zum Erfolg bei, betreffen also nicht die Positionierung am Markt oder einen medialen Auftritt. Aufgaben, die dafür durchgeführt werden müssen, werden daher der Kategorie A zugeordnet, für die eine Strategie und eine langfristige Planung notwendig sind. Daher sollten die Prozesse der Kategorie C weitestgehend automatisiert werden, sodass mehr Zeit für die anderen Bereiche bleibt die den Aufbau des Business, die Bekanntheitssteigerung, Positionierung und vieles mehr betreffen.

Daher ist es wichtig, solche Aufgaben abzugeben. Hier muss aber kein weiteres Personal eingestellt werden, denn es gibt viele Tools, die diese abnehmen und sie automatisiert erledigen. Für einen Online-Händler wäre das zum Beispiel ein ERP-System, eine Warenwirtschaft oder ein Tool für die Auftragsabwicklung. Dort muss einmalig eingestellt und definiert werden, welche Prozesse wann und wie ablaufen sollen, und dann arbeitet das System ganz von selbst.

 

So können sich die Mitarbeiter anderen Aufgaben widmen. Hier macht es Sinn, sich ein Tool auszusuchen, bei welchem ein zentrales System alle Dinge sammelt und verwaltet, wie zum Beispiel Billbee. Je mehr verschiedene Tools verwendet werden, die nur kleine Teile übernehmen, desto mehr Aufwand wird wieder geschaffen, um den Überblick zu behalten.

Um ein Online-Business erfolgreich führen zu können, muss eine Struktur geschaffen werden, die einfach ist und die Effektivität sowie Effizienz aller Mitarbeiter bestmöglich unterstützt.

Über Billbee

 

Billbee bietet eine umfangreiche, aber einfach zu bedienende Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Automatisierungslösung für Verkäufer, die Produkte über einen oder mehrere (Online)-Kanäle verkaufen. Dabei können alle relevanten Prozesse im Handelsumfeld, angefangen bei der Kundenkommunikation bis hin zum Versand und After-Sales, durch Billbee beziehungsweise direkt angebundene und integrierte Partner abgebildet werden. Ein starker Fokus liegt auch darauf, die Lösung sowohl von der Komplexität als auch vom Preis besonders für kleinere Unternehmen attraktiv zu machen, ohne dass dabei eine für größere Unternehmen notwendige Skalierungsfähigkeit auf der Strecke bleibt.

Renée Kreijkes Billbee

 

 

Renée Kreijkes ist als Event & Marketing Managerin bei Billbee hauptsächlich für die Planung und Durchführung von Events und das Marketing verantwortlich. Sie hat aber auch immer ein offenes Ohr für die kleinen und großen Problemchen der User und hilft ihnen durch das System.

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